Gesetzliche Anforderungen

• 10 Grundsätze DMS
• Revisionssicherheit
• GDPDU
• GoBS
• GOB
• §§ 146 , 147 (AO)
• §§ 371, 371a, 144 (ZPO)
• Aufbewahrungsfristen

10 Grundsätze DMS

Diverse gesetzliche Vorschriften (u.a. gdpdu, GOB, GOBS, ...) zur elektronischen Archivierung lassen sich in 10 Grundsätzen zusammenfassen:

1. Jedes Dokument muss gemäß seiner gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt werden.
2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins oder im Archiv selbst verloren gehen.
3. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
4. Alle ändernden Aktionen im elektronischen Archivsystem müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
5. Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und reproduziert werden können.
6. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
7. Jedes Dokument darf nur von berechtigten Benutzern eingesehen werden.
8. Jedes Dokument darf erst nach seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
9. Die Anforderungen dieser Grundsätze müssen über technische änderungen und Migrationen hinweg sichergestellt werden.
10. Die Erfüllung dieser Merksätze muss Dritten dargestellt werden können.

(Quelle: VOI [VOI Verband Organisations- und Informationssysteme])